Como você já deve saber, uma base organizada é uma base eficiente, principalmente em momentos de muitas entregas. Para ajudar a aplicar seu conhecimento neste momento, reunimos algumas dicas para que consiga entregar com ainda mais qualidade e eficiência em períodos de alto volume.
Operação Leve
Algumas informações importantes sobre o dia a dia da sua operação.
1 - Volume de pacotes - Para começar, é importante saber que durante algumas datas do ano a sua operação pode receber um alto volume de pacotes da Loggi, mais do que está acostumado, inclusive nas cidades atendidas
Com uma boa gestão visual dos pacotes, sua base pode ficar mais organizada e preparada para o volume.
Vale Lembrar: Mesmo com a possibilidade de aumento de volume, as rotinas permanecem inalteradas. Fique de olho nas faltas, utilize o sistema da loggi a seu favor e mantenha a sua operação saudável.
2 - E se a transferência atrasa? - É importante saber que podem acontecer atrasos e imprevistos na transferência por conta do trânsito, condições das estradas e atrasos nos carregamentos. Caso esse atraso seja maior do que 2 horas, fale com seu contato na Loggi.
3- Funcionamento aos Sábados e Domingos - Com o possível aumento do volume de pacotes, poderá ser solicitado que a prestação de serviços ocorra também aos sábados e domingos. Avisaremos com antecedência para que consiga se planejar, não se preocupe. Se não puder atender a demanda, o seu contato na Loggi deverá ser avisado com, pelo menos, 3 dias de antecedência.
4 - Regiões (Setorização) - A divisão por regiões não se trata apenas de dividir a sua cidade, ela também pode melhorar a sua performance e aumentar sua capacidade de entregar. Legal, né?
Levantamos um ponto que queremos compartilhar e pode elevar a visualização das suas Regiões:
- Em operações saudáveis, cada entregador dos parceiros Leves entregam uma média de 50 pacotes por dia. Verifique se está muito distante da sua operação, afetando a sua performance durante períodos de alto volume.
Passo a passo para você melhorar a sua setorização!
- Use um mapa do seu município e desenhe grandes áreas para dividi-lo;
- Conforme o volume cresce, é o momento de revisar os seus setores, pois eles podem ser divididos em mais partes. Nesse momento, você pode pedir a ajuda do seu analista responsável, ele conseguirá te mostrar análises e sugestões de setores;
- É importante que os entregadores tornem-se especialistas. Se um entregador vai sempre para a mesma região, ele conhecerá melhor a numeração das ruas, os porteiros que devem procurar nos condomínios, os melhores horários para entregar.
5 - Estratégias de entrega - Um dos pontos mais relevantes para uma operação positiva é conseguir criar boas estratégias de entregas.
Veja o que você pode considerar:
- Planejamento das rotas é essencial. Otimiza as entregas e aumenta a capacidade dos entregadores.
- Busque a precisão nos trajetos. A divisão por região é uma boa alternativa.
- Ter conhecimento da região de atuação é uma grande vantagem. Rotas inteligentes fazem a diferença.
Base Organizada e Eficiente
Com uma boa organização, fica muito mais fácil manter uma rotina saudável na sua base.
1 - Perdas Operacionais - São aqueles pacotes que estão parados na sua base sem nenhuma tentativa de entrega há 48 horas. Nestes casos, enviamos um e-mail comunicando sobre essa falta de movimentação. Esses pacotes estão pontuando falta e precisam de uma atualização de status para evitar descontos na sua operação.
O cliente final espera ansiosamente por esse pacote que está em suas mãos
Como evitar essa situação?
- Utilize o sistema da loggi e acompanhe o histórico dos pacotes. Sugestão: selecione no Arco o filtro Com Faltas para identificar os pacotes com atraso de forma mais rápida.
- O primeiro pacote que chega na sua base, deve ser o primeiro a sair.
- Acompanhe o email cadastrado no Arco no início do seu dia e faça as movimentações necessárias em até 24 horas, tente entregar ou devolva para a Loggi
Vale lembrar: Faça sempre a atualização de status dos pacotes no Arco. Então, se receber o e-mail, siga o passo a passo e evite o desconto.
Se esse pacote não for movimentado, ele será extraviado e descontado no próximo faturamento
2 - Estrutura da Base - A organização da base pode ser um grande diferencial operacional. Confira algumas sugestões que podem ser utilizadas na sua operação:
Local de Processamento - Sugerimos que o espaço siga o fluxo dos pacotes. Para isso, o local de saída e entrada de pacotes pode ser separado do local de processamento dos pacotes (bipagem de recebimento, separação e tratativas de pacotes).
Separação da Carga - A sua base pode ser separada de acordo com as rotas pré-estabelecidas. Isso é uma maneira de ajudar a melhorar a separação e escoamento de carga, permitindo maior controle e gestão visual.
Dica: Marcações com fitas no chão, palet ou prateleiras são exemplos de como realizar a divisão.
Pacotes com Insucesso - A destinação de um local exclusivo que permita a gestão visual e priorização dos pacotes com insucesso pode ser um diferencial na operação. Sugerimos que você os trate-os de acordo com a ação necessária:
- Destinatário ausente - precisam de 3 dias de tentativas de entrega, por isso, eles necessitam ser reenviados.
- Endereço errado - precisam de 3 tentativas de entrega, por isso, eles necessitam ser reenviados.
- Recusado pelo destinatário - Depois da classificação, ao ser enviado para base, o pacotes ficará como Aguardando tratativa e só precisa de uma ação depois da solicitação do cliente: Reenvio ou Devolução.
Separe locais onde você conseguirá localizar os pacotes com facilidade.
Verifique na sua base:
- Se o número de pacotes for muito maior do que você está acostumado, a sua base está preparada?
- Tenho espaço extra disponível?
- Consigo separar espaços para a recepção e expedição dos pacotes?
Atenção com a sua base
Uma equipe unida faz toda a diferença. É importante lembrar que a sua operação tem características únicas, mas após algumas conversas com outros parceiros, achamos interessante compartilhar algumas sugestões:
1 - Trazer contexto para a sua equipe: A sua equipe entende o significado de datas como a Black Friday no mercado de entregas? Pode ser que muitas pessoas não tenham a visão de como essa data pode afetar a sua rotina de trabalho.
Dica: Compartilhe conteúdos sobre o tema com a sua equipe.
2 - Possibilidade de Alta Demanda: Um bom planejamento faz com que você consiga se organizar para entregar mais pacotes.
Dicas:
- Organize o espaço físico da sua operação. Uma gestão visual pode ser uma opção inteligente.
- Acompanhe as faltas da sua operação diariamente.
3 - Time de Apoio: Você considera o seu time suficiente para a possível demanda que surgirá?
Dica: Ter um pré-cadastro de entregadores adicionais pode facilitar o seu dia a dia. Antecipar-se pode fazer a diferença.
Como evitar insucessos
Gestão correta do sistema da Loggi- Para pacotes que seguiram o fluxo correto de distribuir e retornar em caso de insucessos:
Ficar atento à alteração de status do pacote (endereço errado e recusado pelo destinatário)
Apesar da versão atual do Arco sinalizar quando um pacote saiu de Aguardando tratativa para Aguardando reenvio ou Aguardando devolução, é importante checar ao menos 1x ao dia os status dos pacotes que estão na sua base, preferencialmente pela manhã, antes do veículo da Loggi chegar. Dessa forma, caso seja necessário, uma devolução poderá ser feita. Caso o reenvio seja solicitado, você pode roteirizar e distribuir o pacote e incluir na sua primeira rota de entrega, afinal trata-se de uma pendência de dias anteriores.
Para identificar quais são esses pacotes, aplique os filtros citados abaixo na tela Na Base:
2 - Gestão visual - Uma boa opção é dividir os insucessos na sua base em ao menos 2 prateleiras:
- Reenvio - os pacotes em que o destinatário estava ausente e o endereço estava errado, devem ter uma nova tentativa de entrega no dia seguinte, até completar 3 tentativas em dias e horários diferentes.
Sugestão: cole etiquetas nos pacotes para cada tentativa feita de forma a identificar os mais críticos e que estão na base há mais tempo, ou seja, as prioridades para entrega. Depois do 3° dia de tentativa, você já pode colocá-lo no espaço reservado para tratativas
- Aguardar tratativa - os pacotes que o endereço estava errado, foram recusados pelo cliente ou tiveram os 3 dias de tentativas e o destinatário estava ausente aguardam na base durante o período de tratativa (no máximo 7 dias corridos). Deixá-los em um espaço separado facilita a gestão de reenvio ou devolução, quando necessário.
Após 7 dias aguardando tratativa sem a solicitação de reenvio do embarcador ou o status mudar para Aguardando devolução, os pacotes devem ser transferidos novamente para a Loggi. . Com a CTE de devolução emitida, recomendamos que você reserve os pacotes em uma saca, identificando ser insucessos e entregue-os ao motorista, nos dias acordados de devolução.
3 - Tratativa direto com o cliente - Se quiser, você pode contatar o destinatário final por telefone para encontrar um melhor horário para realizar a entrega ou obter o endereço correto.
Outra iniciativa trata-se do Bilhete “Estive Aqui”, que permite que o entregador deixe o contato do Leve com o cliente final para que este entre em contato e agende uma 2ª tentativa de entrega. É uma opção eficaz para casos de destinatário ausente em que o destinatário possui acesso a alguma caixa de correspondência.
Olá! No dia ______ / ______ estivemos em sua residência para efetuar uma entrega para _____________________. Não se preocupe, faremos uma NOVA TENTATIVA. Se quiser maiores informações ou informar um melhor horário entre em contato pelo telefone ___________________ via whatsapp.
Atenciosamente, __________________________.